Warenwirtschaftssystem für Inventar

Vereine Nordwest
1

Hi,

ich bin auf der Suche nach einem Warenwirtschaftssystem zur Verwaltung des Inventars des Freifunk Oldenburg e.V… Dabei geht es sowohl um die Bestände des Zweckbetriebes, als auch um das Inventar im Anlagevermögen.

Anforderungen sind

  • OpenSource
  • Lauffähig unter Linux oder webbasiert
  • Verwaltung von Artikeln mit Anzahl, Einkaufspreis, Standort, Benutzerdefinierte Felder
  • Neue Artikel einbuchen
  • Verkaufte Artikel ausbuchen mit Info wer, wann an wen verkauft hat und ob der Verkauf in der Buchführung gebucht wurde

Ich nutze GnuCash zur Buchführung und schaue im Moment jedes mal was zu welchem Preis auf den entsprechenden Warenkonten liegt, wenn ich den Bestand wissen will und das ist einfach extrem unpraktikabel.

Ich habe so etwas bisher noch nicht genutzt. Hat vielleicht jemand schon Erfahrung mit einem solchen System gesammelt und kann mir etwas empfehlen? Wie verwalten andere Vereine ihr Inventar wenn es umfangreicher wird?

Viele Grüße
Floh1111

P.S. @stefan6, @Speedy16 evtl. habt ihr vom Shopteam auch eine Idee.

2 „Gefällt mir“
2

Hi,

eine kleine Idee habe ich. Schau dir doch mal http://www.intars.de/ an.
Hört sich ganz interessant an.

Eventuell kann man die einzelnen Systeme auch nebeneinander stellen und vergleichen…

Stefan

3

Yo @stefan6 habe mich etwas in IntarS reingelesen und muss sagen, krass dass es so etwas als OpenSource gibt. Danke für den Link! Allerdings ist das Ding wohl zu heavy für mich.

Habe selbst auch ein wenig gegoogled und so etwas richtig passendes habe ich leider auch nicht gefunden. Wenn noch jemand einen Geheimtipp hat, immer her damit. Bis dahin lasse ich das erstmal noch ein wenig sacken.

4

Ja, es hat schon fast zuviel Funktionen. Andere Idee wäre ein ganz einfaches selber zu coden. Wenn du ne grobe Funktionsliste hast zeig doch mal her. Vielleicht finde ich ja mal ein paar ruhige Stunden; )

5

Schau dir mal Open ERP an. Habs selbst noch nicht getestet, klingt aber sehr vielversprechend.

1 „Gefällt mir“
6

Hi,

als gelernter Steuerfachangestellter stellt sich mir gerade die Grundsatzfrage ob Du selbiges Überhaupt brauchst?
Beim Warenbestand gehe ich davon aus das Ihr nach dem FIFO (First in First out) -Verfahren das handhabt. Weil gar nach Seriennummer oder MAC-Adressen werden ja nicht Dokumentiert oder? In Sofern letzter EK in Calc-Tabelle und Fertig.

Und bei dem Inventar im Anlagevermögen werden doch nur selbstständig Nutzbare Gegenstände über 410€ Aktiviert der rest ist doch sofort Aufwand ( Geringwertige Wirtschaftsgüter), oder möchtest Du bei solchen Dachinstallationen z.B. jede Antenne und jeden Router einzel Erfassen und Abschreiben?

Gruß
onyma

1 „Gefällt mir“
7

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) können sofort abgeschrieben werden.

Es stehen heute drei Abschreibungsmöglichkeiten nebeneinander.

  • Die Abschreibung (§ 7 EstG) über die Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabelle
  • Die Sofortabschreibung für alle GWG bis 410 Euro (§ 6 Abs. 2 EStG)
  • Die Sammelabschreibung (Pool-Abschreibung) für alle GWG zwischen 150 und 1.000 Euro (§ 6 Abs. 2a EStG)

Als Geringwertige Wirtschaftsgüter gelten Gegenstände des Anlagevermögens, die beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar sind.

Gegenstände, die diese Voraussetzungen erfüllen, dürfen als GWG abgeschrieben werden.

Beispiel: Ein Bürostuhl ist selbstständig nutzbar und daher ein GWG. Ein Ersatzteil für ein Bürogerät ist nicht selbstständig nutzbar und fällt damit auch nicht unter die GWG.

Achtung: Ebenfalls nicht selbstständig nutzbar ist ein Computerdrucker. Er gilt nur als Teil einer Computeranlage als GWG.

Durchaus als GWG wird aber ein Multifunktionsgerät angesehen, das auch zum Faxen und Kopieren taugt. Solche Geräte sind auch eigenständig nutzbar, denn zum Kopieren braucht man keinen angeschlossenen PC.

8

@Pinky,

Generel muß das schon beachtet werden , aber

[quote=„Pinky, post:7, topic:3754“]
Ein Ersatzteil für ein Bürogerät ist nicht selbstständig nutzbar und fällt damit auch nicht unter die GWG.[/quote]
Ist dann aber auch nicht zu dem vorhandenen Bürogerät hinzu zu aktivieren, sondern auch Sofort Aufwand als Reparaturkosten Konto 2664 SKR 49 DATEV.

Man muss natürlich bei der Frage GWG Sofort abschreiben oder Sammelposten über 5 Jahre im Auge behalten das ich dadurch nicht unnötig ein Verlust produziere den der Verein gar nicht gebrauchen kann.

Fakt ist aber beim Sammelposten werden aus 1 bis unendlich Wirtschaftsgüter in der Abschreibungstabelle nur 1 Posten pro Jahr der nach 5 Jahren wieder automatisch rausfällt.

Worauf ich bei meinem Beitrag hinauswollte ist ein Denkanstoß zu geben ob diese 5 Sammelposten und sagen wir mal 5 oder 6 Wirtschaftsgüter die ich nach § 7 Abs 4 EStG Abschreiben muss, tatsächlich mit einem Programm für das Anlagevermögen verwalten muss oder ob das nicht sinnvoller mit einer „Excel“ oder OpenSource CalC Tabelle aus Open Office oder what ever zu handeln.

Die meisten Programme zur Verwaltung von Anlageprogrammen sind entweder Bestandteil von Buchhaltungsprogrammen oder Closed-Source und fallen somit raus.

Und ich will mir ja mit so einem Verwaltungsprogramm für das Anlagevermögen die Arbeit irgendwie vereinfachen. Ich persönlich habe schon mehrfach dann die dankbare Aufgabe gehabt umfangreiche Anlagevermögen mit 30 - 500 oder noch mehr Wirtschaftsgütern von einem Programm auf das nächste zu migrieren weil meine Chefs eine andere Praxis übernommen haben und wir ja nicht mit Datev arbeiten. Und dann geht das gefrickel los weil in 10 bis 20 % der Wirtschaftsgüter Abweichungen hast von einem Programm zum andere bei der Ermittlung der Abschreibung oder des Restbuchwertes. Und bei der Verwendung von Open-Source würde ich immer die Bauchschmerzen haben das der Entwickler nächstes Jahr kein Bock mehr hat weiter zu machen oder unserer Lieber Bundesfinanzminister sich wieder so ein „schei.“ wie den Sammelposten einfallen läßt und im nächsten oder übernächsten Jahr der Dreck wieder geändert wird. Und der Entwickler bekommt das nicht hin das umzusetzen und ich muß zwangsläufig mir wat neues suchen.

Da weiß ich nicht ob ich mir freiwillig das ans Bein binden will bei einer überschaubaren Anzahl an Wirtschaftsgütern.

Hubs nun aber langsam Schluß machen sonst liest dat keiner weil das ein halber Roman is :smile:

9

so lange es noch eine überschaubare Zahl ist, ist für mich ein Warenwirtschaftsprogramm wie mit LKW Brötchen beim Bäcker um die Ecke holen.

10

Hi,

vielen Dank für eure Tipps Denkanstöße! Eure Ausführungen zur Buchführung haben mich dazu gebracht, mir diese nochmal anzusehen und es scheint, als buche ich vollkommen falsch. Dadurch resultieren jetzt lustige Probleme, wie das ich ein Warenwirtschaftssystem suche. @onyma wenn du ein paar Minuten hast, würde ich mich über Feedback sehr freuen.

Es geht um den Zweckbetrieb des Vereins, wir nutzen den SKR49 und machen von der Kleinunternehmerregelung gebrauch. Im Zweckbetrieb werden Waren eingekauft, mit der Freifunk Firmware bespielt und dann für den Einkaufspreis aufgerundet auf volle 5er Beträge als Verkaufspreis wieder verkauft.

Bisher buche ich mangels besserem Wissen wie folgt:

  • Einkauf:
  • 0620 Warenbestände an 0945 Bank Anzahl x Einkaufspreis (meist Rechnungssumme)
  • Verkauf
  • 0945 Bank Verkaufspreis an 0620 Warenbestände Einkaufspreis und 2420 Steuerfreie Einnahmen Rest von Einkaufspreis zu voller 5er Betrag

Das ist vermutlich vollkommen kaputt, ich wollte das nur aufschreiben, um zu zeigen, wo das Problem liegt. Nämlich, dass ich bei jedem Verkauf den Einkaufspreis kennen muss um die Buchung in Warenbestände und Einnahmen tätigen zu können. Der Einkaufspreis ändert sich aber natürlich mit jedem Einkauf sodass der Dokumentationsaufwand und der Aufwand zum Buchen enorm hoch ist. Zusätzlich machen wir jedes Jahr eine Inventur, wie ich das Buche, spare ich mir jetzt mal :smiley:

Meine Frage ist natürlich, wie geht das richtig. Wir haben als Vorgänge bisher: Ein- und Verkäufe im Zweckbetrieb und eine jährliche Inventur.

Ich habe mich ein bisschen schlau gelesen und für Handelsunternehmen (würde den Zweckbetrieb damit in klein vergleichen) gibt es zwei Buchungsmethoden um Waren Ein- und Verkäufe zu buchen:

  • bestandsorientierten Buchung (Skontrationsmethode)
  • aufwandsorientierte Buchung (Just-in-time-Buchung)

Letztere ist wohl am meisten verbreitet, also würde ich die nehmen. Bei dieser Methode gibt es drei Konten:

  • Waren (aktives Bestandskonto, das wäre bei uns wohl 0620 Warenbestände, wobei ich da ein paar eigene Unterkonten für verschiedene Waren angelegt habe)
  • Wareneinkauf (Aufwandskonto, welches wäre das im skr49? Idee: 6670 Aufwendungen für bezogene Waren)
  • Warenverkauf (Ertragskonto, welches wäre das im skr49? Idee: 6500 Umsatzerlöse)

Beim Warenkonto kommt dann am Jahresende auch die Inventur ins Spiel, bei der dann das Ergebnis als „Schlussbilanzkonto an Waren“ zu buchen wäre.

Wo ich mir unsicher bin ist:

  • ist das Verfahren (Just-in-time-Buchung) richtig und sinnvoll?
  • Wenn ja, ist die Zuordnung der Konten im SKR49 richtig und wo ist das Schlussbilanzkonto?
  • Wenn nein: was wäre der richtige oder bessere Weg?

Über Rat würde ich mich sehr freuen :smile:

Liebe Grüße
Clemens

11

@Floh1111

Hi,

sicher habe ich ein paar Minuten.

Ich hoffe ich Treibe dich nicht noch mehr in ein Meer der Selbstzweifel deines Schaffens.

ist jedoch um das ganze noch genauer zu Verstehen erstmal wichtig sich mit der Form der Gewinnermittlung zu beschäftigen. Hast Du oder der Verein sich dazu freiwillig entschlossen eine Bilanz
zu erstellen oder wurde euch dieses von einer dritten Stelle empfohlen oder gar bestimmt. Weil ihr ja keine Kaufleute nach HGB seit (Ihr braucht ja keinen in kaufmännischer weise eingerichteten Geschäftsbetrieb) und auch keine Formkaufleute GmbH oder AG gilt erstmal ja Grundsätzlich §140,141 AO (Abgabenordnung) hier gilt ist der Umsatz unter 500.000€ und der Gewinn unter 50.000€ reicht eigentlich eine einfache Einnahme- Überschußrechnung also Überschuß der Betriebseinnahmen über den Betriebsausgaben. Wählt man diese Form der Gewinnermittlung braucht mann Sich um Bestandkonten außer Banken keine Sorgen machen normalerweise braucht mann noch nichtmal ein Kassenbuch führen denn es Gilt Du muß nur Aufzeichnungen führen. Wenn man jedoch der besseren Überprüfbarkeit seiner Tätigkeit durch Kontrollorgane des Vereins freiwillig ein Kassen"buch" führt reicht also die Bestandkonten Bank und Kasse und ggf. falls vorhanden weiter Bankkonten.

Zu der Frage bestands- oder aufwandsorientiert teile ich deine Einschätzung ist die aufwandsorientierte zu Bevorzugen weil auch einfacher zu händeln in Laufe des Jahres buchst Du Wareneinkäufe einfach Aufwand genau 6670 an Bank oder kasse je nach dem wie Du es bezahlt hast. Und bei Verkäufen einfach Bank oder Kasse an 6500 Erlöse. Im Falle der Bilanz ist am Jahresende eine Inventur zu erstellen (Zählen messen wiegen der einzelnen Waren) und danach jedes einzelne Gut bewerten und bei FiFo also Firstin Fistout brauchst du also nur gucken wann hab ich zu letzt z.B. TP841N gekauft und is mein Warenbestand höhe wie der letzte Einkauf muß ich ggf. noch die Rechnungen davor raussuchen die einzelnen EK’s (Einkaufspreise) mal den jeweiligen Bestände und daraus ergibt sich eine Warenbestand und wenn man am Ende jede einezelne Ware bewertet hat die Summe aller einzelnen Warebestand ist das der Warenbestand und dann wir nur noch geschaut ist dieser Höher oder niedriger wie im Vorjahr und diese Differenz buchst du dann bei erhöhung 0620 an (so nun Kasus Knacktus gibts im SKR49 anscheint kein Bestandsveränderungskonto) ich würde dann ein 6690 erhöhung oder Verminderung Warenbestand einrichten.

Wenn Du irgentwie ein Kontrolle haben willst ob auf wundersame weise immter Router oder was auch immer Flöten gehen würde ich trotdem die aufwandsorientiere Version bevorzugen und ggf. mit Statistik buchungen den die Warenbeständebuchen aber nur Zahlenmäßig nicht Betragsmäßig Irendwo in der 9000 Klasse ist eigentlich immer Platz dafür ich persönlich kenne den SKR 49 nun nicht so gut daher kann ich da jetzt nicht so genau ne kontenbereich sagen.

Sofern Du noch nicht irgentwo was Hinterlegt hast sprich Vereinregister oder Finanzamt würde ich mir gut überlegen ob Du oder Ihr tatsächlich ne Bilanz machen wollt. Also nach der Erhöhung der Umsatz- und Gewinngrenzen hab ich noch bei meiner Tätigkeit beim Steuerberater haufenweise wieder zurück auf Einnahme über Schußrechnung umgestellt es sei denn der Sprachen andere Gründe dagegen z. B. die Bank weil der Mandant überwiegend Fremdfinanziert war.

Ist ja wieder gut wat zusammen gekommen.

Gruß

Onyma (Matthias)

PS Offtopic Guck mal in deinen Posteingang 30.03 und meld Dich mal bezüglich des Mitgliedsantrages oder ob Du ggf. noch einen auf dem neuen Formular brauchst

12

Hi,

ich kann mal kurz berichten, vor allem für @h3rb3rn sicher interessant. Ich habe mich für OpenERP bzw. Odoo (die haben sich umbenannt) entschieden. Die Einrichtung des Systems sowie der drei Module Einkauf, Lager und Verkauf hat ca. 40 Arbeitsstunden gedauert und ist für jemanden, der quasi keine Ahnung von der Materie hat wirklich viel Neuland. Dafür haben wir jetzt ein System, das den kompletten Ein- und Verkaufsprozess abbilden kann und uns dadurch dass alle Geschäftsprozesse von verschiedenen Personen übernommen werden können (z.B. Trennung von Ein- und Verkauf) wirklich viel Arbeit ab. Doku dazu hier: https://wiki.nordwest.freifunk.net/Odoo

Jetzt kommt noch die Änderung der Buchführung auf Basis der Vorschläge hier :wink:

Liebe Grüße
Clemens

4 „Gefällt mir“