Wie Abwicklung bei (zweckgebundenen) BAR-Spenden?

Habe hier knapp € 500,- BAR Spenden, mit Zweckbestimmung, mehr kommt in Kürze, alles BAR. Spender wollen Ende des Jahres eine steuerlich absetzbare Zuwendungsbescheinigung. (Wenn einer zu erkennen gibt, dass er was spontan dazutun will, schnapp ich zu, ihn auf Bank oder Betterplace verweisen ist unrealistisch. Das kommt dann nie bei solchen Leuten.)

Also, wie geh ich vor? Wie ist konkrete Abwicklung?

Hab erst mal privat Quittungen mit Details ausgestellt, aber nun liegt das Geld hier und will ganz schnell (weill aktuelle Projekte damit finanziert werden sollen) ausgegeben werden.

Mittelbewilligunsantrag schicke ich gleich per Email und morgen per Papier/Einschreiben, aber was ist physisch mit dem Geld? Erst zur Bank laufen, einzahlen, dann warten, dann nach Wochen erst Überweisung aufgrund des Antrags bekommen, wäre sehr umständlich und unnötige Verzögerung und auch nicht im Sinne der Spender. Die wollen „jetzt“ „Action“ sehen.

Vermutlich kann dir das verbindlich nur der Kassierer des Freifunk Rheinlad sagen. Aber ich kann ja mal schreiben, wie bei uns so eine Spende abgewickelt werden muss:

Jeder einzelne Spender bekommt eine Quittung von unserem Kassierer und jeder Quittungsbeleg / Betrag wird im Kassenbuch erfasst. So als ob die Spender es selbst bar dem Kassierer in die Hand gedrückt haben :wink:

Du unterzeichnest dem Kassierer eine Quittung, mit der die Auszahlung des Gesamtbetrags dokumentiert wird. Alle Belege müssen im Original mit original Unterschriften vorliegen. Das vorab ausstellen einer privaten Quittung könnte allerdings ein k.o. Grund sein. Die müssen im Original wieder vernichtet werden.

Ob der Zweck / die Zweckbindung allerdings überhaupt der Satzung entspricht und daher hierüber eine Spendenquittung ausgestellt werden kann, ist dann noch ein separates Thema. Und natürlich, ob du das Geld dann so ausgezahlt bekommen kannst, noch mal eins. Evtl. muss die Anschaffung dann mittels Originalbeleg laufen und eine Rechnung wird direkt vom Kassierer bezahlt.

Aber wie geschrieben, so würde es bei uns laufen.

Hallo,

mach bitte eine Überweisung pro Spender mit der korrekten Höhe und dem Spender im Verwendungszweck klar.
Damit bekommt der Spender dann Post mit der entsprechenden Spendenquittung.

viele Grüße
Thomas

also, ich hab heute Nachmittag darüber mit meinen Steuerberater gesprochen, der übrigens einige Vereine, auch gemeinnützige, betreut.

Der hat nur gelacht und meinte „man kann es natürlich auch besonders umständlich machen, aber die sollten eigentlich einen Steuerberater haben, der das auch weis“

Es geht ganz einfach, wenn man will, völlig legal nach Steurrecht und wird ständig überall auch so gemacht:

  • Barquittung von mir an Verein (der muss dann den Text vorgeben, also den der zeitgleichen Mittelzuweisungsbewilligung), schick ich per Post
  • Verein stellt Barquittung an Zahlenden mit dem Vermerk, von wem und wofür, an originären Spender aus, gleches Datum
    Damit ist Kasse ausgeglichen, gegen ende des Jahres folgt dann die Zuwendungsbescheinigung

Meine „Quittung“ an den Sponsor ist ja nur meine’ Empfangsbestätigung als Privatperson, € 500 erhalten zu haben mit der Weisung, das für Zweck XYZ an Verein weiter zu leiten. Also stehe ich nur in der Verpflichtung des Boten, ggf. nachweisen zu müssen, das Geld tatsäch weitergegeben zu haben, was durch entsprechende barquittung entweder an den Sponsor oder an mich belegt ist.

Alles andere ist Mumpitz und schreckt nur andere Sponsoren ab.

Es geht nier nicht um Spendensammeln von vielen Kleinbeträgen ohne Zweckbestimmung von vielen Personen, das ist ein anderes Thema. Sondern um konkrete Sponsoren, die ein ganz genau ihnen zuvor beschriebenes Vorhaben, und sonst nichts, ganz oder teilweise übernehmen und absichern wollen.

Das sind alles „Alphatiere“ aus den verschiedenen Ortschaften, wir sind hie rauf dem Land, wo noch mit Handschlag gemacht werden . Wenn die mitmachen, hab ich den ganzen Ort. Und die machen nichts für irgend ein abstraktes Ideal an Unbekannte, sondern nur, weil sie die Akteure vor Ort persönlich kennen und vertrauen.
Ausserdem sind solche Hilfen „Spontanentscheidungen“, ein „was brauchst Du?“ und „helfen Dir X Euro?“ und dann ein „Hier, nimm“ und „Aber Spendenbescheinigung am Jahresende“.

Banküberweisung hin und dann Banküberweisung zurück ist vielleicht für Beamte der Weg, aber in dem Fall unzweckmässig und auch nicht rechtlich zwingend geboten. Ausserdem ist der zeitliche Ablauf nach meiner Erfahrung dann inakzeptabel. Ausserdem ist da verbreitetes Misstrauen, ob das Geld wirklich bestimmungsgemäss verwendet wird, angeichts der klammen Kassen des Vereins (was ja auch unnötig wäre, würde man sich mal bewegen, aber das gehört in einen anderen Thread)

Was willst du eigentlich? Du hast gefragt, wie du es handhaben sollst. Du hast darauf eine Antwort vom Vorstand erhalten. Halte dich dran, oder mach was immer du für richtiger, besser, zweckmäßiger oder für was auch hälst. Was soll denn dieses ewige Genörgel und Gebashe?

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wenn die Antwort unbefriedigend ist und Überbürokratisiereung und damit alles gebremst statt gefördert wird, stelle ich das zur Diskussion und geme dazu meine Position da.

Ich will eine legale, einfache, praktibalme Lösung. Freifunk fördern, nicht ausbremsen.

Muss also gegenfragen: was willst Du?

Die Überweisungen machst dann ja du. Der Spender bekommt davon nichts mit. Er bekommt zum Jahresende eine Zuwendungsbestätigung oder „sofortige“ Einzelbestätigung und oder Dankschreiben. Das ist dann zumindest nicht abschreckend für den Spender. Nur mehr Arbeit für dich.

Wenn die „Firma“ bzw. der Verein diese Verfahrensweise vorgibt, dann kann sie das natürlich. Auch wenn es Rechtlich nicht unbedingt nötig ist. Es macht für den Verein per Überweisung vermutlich weniger Arbeit. Zumindest bei uns werden Spenden und sonstige Zahlungseingänge per Konto fast Vollautomatisch verbucht. Das würden wir händisch auch überhaupt nicht so gut schaffen.

Es ist hilfreich und richtig, verfahren zu hinterfragen und auch zu optimiren. Aber das Thema war ja eine Frage, die auch beantwortet wurde und jetzt bewegen wir uns da schon recht weit von weg :wink:

Das vom Verein geforderte Verfahren ist für dich als „Vermittler“ aufwändiger. Aber der Spender bekommt das dankenswerter weise ja durch dich abgenommen und Spendet daher bequem und freizügiger. Das ist eine Tolle Arbeit, die du da für den Verein machst und dabei wird doch nichts ausgebremst.

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Ist die Annahme von zweckgebundenen Spenden aber nicht auch ein formaler Entscheidungsakt? Der Verein muss sicherstellen das er die Mitteln genau so verwenden kann. Der Kassenwart haftet strafrechtlich für korrekt ausgestellte Bescheinigungen.

Ich würde auch sagen das der Prozess so ist: die Mittel gehen beim FFRL erstmal ein. Dann folgt die Entscheidung diese anzunehmen, Du stimmst dich mit Vorstand über Verwendung ab. Dann weist Du die Ausgaben (Anforderungen dafür stehen irgendwo, z.B. Rechnung in Original einzureichen, nur als OVP etc.) nach und bekommst die Auslage erstattet. Barauszahlungen dürfte kaum ein Kassenwart machen. Alles andere bringt IMHO nur Probleme für den Verein/die Verantwortlichen.

EDIT um 00:30 Uhr, da geschlossen:
Pinky, ich denke alle begrüßen es wenn du Spenden sammelst, egal ob zweckgebunden oder nicht. Nur mit der Barzahlung und dem von dir präferiertem Weg ist es für die Verantwortlichen echt schwierig in keine Falle zu stolpern. Du solltest dich mit Kassenwart (gibt es schon einen Nachfolger?) und Vorstand kurzschließen wie ihr das am einfachsten abwickeln könnt.

Nur mal ein Aspekt der bisher noch gar nicht zur Sprache kam. Die Abwicklung von Barzahlungen kann zu erheblichen Prüf- und Meldepflichten nach dem Geldwäschegesetz führen. Das ist echt nicht ohne, erst recht wenn es darauf hinausläuft das der Verein etwas bescheinigt ohne je das Geld besessen zu haben oder vlt. hinterher nicht alle Belege für die Verwendung bekommt. Juweliere, Autohäuser, Banken, Immobilienmakler und und und stöhnen alle unter den Auflagen die sie da bekommen, ich kann mir nicht vorstellen das Vereine davon ausgenommen sind (Frage der Summen und/oder Häufigkeit von Einzahlungen).

Der Verein braucht auch Belege über die angeschafften Geräte und muss eine Inventarnummer etc. vergeben. Einfach so belege „500 EUR bar auf Tatze von Pinky“ dürfte einer Steuerprüfung nicht standhalten.

Was die Pflicht zur Annahme angeht, bezweifel ich das auch stark. Die CDU hat Snowden leider auch kein Denkmal gebaut, trotz meiner Spende von 3 cent dafür (hat alles schön Verwaltungsaufwand produziert, das zurückzuerstatten).

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nur abstrakt theoretisch.
Es geht ja nicht um Zweckbindung für Urlaubsreise XYZ, sondern um Zweckbindung z.B. Ausbau Freifunk und laufende Serverkosten für Bad Irgendwo.
D.h., eine mit dem Vereinszweck konforme Zweckbindung.

Der Sponsor will aber die Garantie haben, dass die Gelder nicht ganz oder teilweise zweckentfremdet z.B. in Ausbau vom Kleckersdorf oder sonstwas gehen, was auch dem Vereinszweck entspräche, aber nicht dem Willen des Sponsors, dem es (mal klar ausgedrückt) scheissegal ist, was mit Freifunk in Kleckersdorf ist, sondern sich nur.dafür interessiert, was bei ihm im Ort läuft. Das will er VOR der Spende/Zahlung wissen.

Bei Überweisungen kann das durch entsprechenden Text im Überweisungsbeleg festgelegt werden. Der Verein ist dann daran gebunden, oder er muss die Überweisung unverzüglich zurücksenden und sehr klar rechtlich begründen, warum das nicht dem Vereinszweck entspricht und er deshalb die Spende nicht annehmen kann. Kein anderer Zürückweisungsgrund ist möglich! (ansonsten wäre die Gemeinnützigkeit gefährdet, und eine rückwirkende Aberkennung z.B. aufgrund einer Sonderprüfung wäre nicht nur finanziell schädlich und mit hohen Schadenersatzforderungen möglicher Weise verbunden, sondern auch strafrechtlich brisant…) Der Vorstand ist also gar nicht frei in seiner Entscheidung, sondern muss annehmen und dem Spendenzweck folgen, wenn dieser nicht entgegen dem Vereinszeck steht.

Bar bzw. die Banknote, ist nunmal in Deutschlalnd das gesetzlich festgeschriebene „einzige“ verpflichtende Zahlugnsmittel, was viel vergessen. Für viele (zumindest hier, in Ballungszentren mag das anders sein) ist Bar und das Wort bindend. D.h., dass ich im persönlichen Obligo stehe, wenn es zweckentfremdet wird. So was geht nur bei gegenseitigem persönlichen Vertrauen. Die zahlen kein Sponsoring weil sie die Idee so toll finden (gut, finden sie auch, aber es gibt viele Spendensammel-Konkurrenten mit guten Ideen), sondern weil sie mir persönlich vertrauen, dem vertrauen was ich sage.

Wenn nun der Vorstand da eine Hürde einbaut, ist vielleicht die konkrete Spende nicht futsch, aber alle Folgespenden und vor allem: die Werbung des Spenders für den Verein. Im Gegenteil, dann kommt so was wie „oh jeh, die kannst Du vergessen, die habens nicht nötig, tun jedenfalls so“)

Plop. und schon ist ein ganzer Ort, alle Mitglieder in der Wirtschaftsförderung, etc., futsch als Spender, auch als Spender mit kleineren und mittleren Beträgen ohne Zweckbindung, und die braucht der Verein dringend.

Also: eigentlich müsste der Verein jedem Spendensammler einen roten Teppioch ausrollen, immerhin steht dem Verein das Wasser Oberkante Oberlippe, aber es wird so getan, als schwimme man im Geld und wüsste nicht mehr wohin damit. So jedenfalls ist der Eindruck, dass Bürokratie und personelle Vorbebehalte wichtiger werden als der Vereinszweck.

edit
noch was zum Thema BAR. in 3 Wochen gehen hier die allsonntaglichen Dorffeste los, bei denen alle Gewerbetreibenden und die Kommunen ihren Infostand und werbung und Würstschen und Musik etc. darbieten.
Werden wir wahrscheinlich mitmachen, jedenfalls wurde ich gestern gefragt.
D.h. aber auch: Werbematerial wird gebraucht und es kommen einige (hoffentlich viele) kleine und mittlere Barspenden. Sicherlich kein Betterplace. Das will rechtzeitig organisiert und abgesprochen werden, d…h. ich brauche Spendenquittungsblock(s) z.B. oder klare Vorgaben, wie abzuwickeln. (und da ist z.B. eine Druckerei, die druckt umsonst, will aber Spendenquittung, also wie?) Was ein Fußballverein oder die freiwilllige Jugendfeuerwehr kann, sollte für Freifunker auch gegen!

Es gibt viele Wege Geld für Vereinszwecke einzusammeln.
Barspenden sind eine Möglichkeit, allerdings mit einem nicht zu unterschätzendem Mehraufwand im Bereich der Verwaltung verbunden.
Es ist daher also absolut legitim als Finanzverantwortlicher eines Vereins Barspenden abzulehnen.
Und genau dies wird im Verein auch so gehandhabt, ich sehe auf der entsprechenden Spenden Seite des Vereins nämlich keine Möglichkeit der Barspende, daraus schließe ich, dass eine Barspende aufgrund einer individuellen Entscheidung der Verantwortlichen nicht möglich ist. Ganz ohne Interpretationsspielraum.

Kurz: Da steht was geht. Was dort nicht steht, geht nicht.

Zweckgebundene Spenden an ausgesuchte Projekte oder gezielt zur 
Verwendung innerhalb einzelner Freifunk Communities sind möglich. Bitte 
mit eindeutigen Verwendungszweck kennzeichnen.
**Möglichkeiten an uns zu Spenden:**
klassische Überweisung
unsere Projekte auf der Spendenplattform betterplace.org
mit jedem online Einkauf dank boost-project.com
BitcoinPaypal (per Betterplace, s.o.)

Wenn dir das nicht gefällt, steht es dir frei auf der nächsten Mitgliederversammlung zum Finanzverantwortlichen zu kandidieren. Ich glaube der Posten ist eh vakant. Du scheinst dich ja gut aus zu kennen.

Das ist nicht mal böse gemeint. :+1:

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Maltis, bei der Informationspolitik des Vereins (könnenwir gerne ausführlich drüber diskutieren) ergeben sich noch viel mehr Fragen und Bedenken.
Und ein kleiner Hinweis: Eure Einschränkung s.o. ist nicht mit deutschem Recht konform. Das oben sind rechtlich nur „empfohlene“ Spendenwege. Aber das auszuführen würde hier zu weit gehen.
Jedenfalls kannst Du keine Barzahlungen ablehnen, das mag „legitim“ sein, weil bequem, aber nicht legal.
Mit einer solchen Ablehnung würdet Ihr hart an die Kante des Verlustes der Gemeinnützigkeit schliddern, vor allem dann, wenn der abgewiesene Sponsor nicht einfach mit den Schultern zuckt, sondern auf Annahme besteht.
Sei vorsichtig mit solchen rechtlich falschen Äusserungen, wenn Du die Tragweite nicht überblickst…
(generell: der Verein braucht einen Steuerberater, der mehr als eine Rechnung schreibt, sondern auch hilft, also „Berater“ ist)

Und Deine Anregung: Ich würde es vielleicht machen, wenn ich gleichzeitig meinen Steuerberater als Steuerberater des Vereins verpflichten könnte. Aber es läut so viel beim Verein suboptimal, nicht sachgerecht, wie es ein solcher Verein machen sollte…

Dann führt an der Anzeige kein Weg vorbei.

Ich sage, du schreibst ganz viel Quatsch und bleibe dabei bis du mir zeigst, wo eine Pflicht zur Annahme von Spenden gesetzlich geregelt ist.

Du hast es nicht verstanden, sorry.
mach Dich erst mal schlau.

dem möchte ich nichts hinzufügen

Gemeinnützigkeit und Vereinszweck. Aber offensichtlich bist Du auf eine Sonderprüfung des Finanzamtes scharf.

Deine Antwort erinnenrt mich an zwei Postings hier im Forum, einer wollte von aussen ein Bettenhaus der Kölner Klinik, ein anderer ein Gefängnis befunken, mit vollmundigen „kann mir niemand verbieten meinen Router da aufzustellen“

Hat dieselbe geistige Qualität. geballte Dummheit, völliges Unverständnis von rechtlichen Zusammenhängen und Folgen.

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Die Vorgehensweise wurde vom Vorstand dargelegt.

Sollte weiterer Dikussionsbedarf bestehen kann dies gerne in einer Anfrage an den Vorstnad geschehen.