Dokumentation bei Community-Projekten/Teamwork

[kappa3]

Ich möchte das Thema Dokumentation in den allgemeinen Community-Bereich verlagern, weil es kein speziell Essener Thema ist.

Was war: Was ist denn in Steele passiert - Diskussion zum Pressespiegel:

Kurzfassung: Viele Baustellen, inbesondere durch „Leuchtturm-Projekte“ wie Ausleuchtung von Flüchtlingsheimen, binden Freiwillige in den Communities. Supportanfragen aus früheren Projekten können nicht optimal beantwortet werden.
Lösungsvorschläge: Teamwork und vernünftige Dokumentation, damit Arbeitsteilung möglich/vereinfacht wird.

Erst einmal die Quotes, die euch ein Querlesen ersparen:

@nomaster

Ich denke, dass wir den Begriff „Team“ dazu heranziehen können.

In dem Fall der Cafés in Steele, aber auch bei sozialen Projekten, Flüchtlingsheimen und jeder anderen größeren Installation, kann man keinem einzelnen Freifunka zumuten, den Betrieb alleine zu stemmen.

Wir sollten für diese Standorte Teams bilden, die als Gruppe kontaktierbar sind und am besten in einem Ticketsystem arbeiten, sowie ihre Zeiten koordinieren. Das geht dann mehr in Richtung ehrenamtliche Arbeit als Aktivismus. Wer das machen will, wird so aber eher glücklich denn als Einzelkämpfer.

@kappa3

@CyrusFox

Cafés und Co. sollten überzeugt werden selbst einen Router aufzustellen, das dies ein „Pate“ übernimmt halte ich nicht für sinnvoll denn wenn diese Person mal keine Zeit hat oder dem Freifunk den Rücken kehrt, dann haben wir einen Router ohne Administrator. Wenn dann der Router mal nicht mehr funktioniert ist erst mal Freifunk scheisse.

Ich sehe es genau umgekehrt. Eine gewisse Professionalität hilft Aushängeschilde wie FF in der Steeler City oder den Essener Flüchtlingsheimen dauerhaft zu supporten, auch durch eine wechselnde Community.

Mit Professionalität meine ich Prozesse und Tools, wie sie auch im kommerziellen Bereich anwendung finden. Ich muss voraus schicken, dass ich Techniker im Monitoring & Incident Management einer deutschen Telefongesellschaft bin. D.h. ich muss mich im Störungsfall mit den Produkten bei unseren Kunden befassen, die andere Teams geplant und inbetrieb genommen haben.
Und das A&O ist einfach eine saubere Dokumentation. Sowohl eine technische als auch eine organisatorische.

Ich denke, wir sind uns einig, dass die FF-Community nicht jedem Knotenbetreiber gleichermaßen gut oder schnell helfen kann bzw. so intensiv wie sich derjenige Knotenbetreiber dies vorstellt. Z.B. durch Ferndiganose oder Hausbesuche. Wenn sich Mitglieder auf Grund von Anfragen oder Tickets dazu bereit erklären, sich in ihrer Freizeit auch dem 100. Neuknotenbetrieber persönlich mit Rat & Tat zur Seite zu stehen, dann finde ich das einen tollen Einsatz.
Im Vordergrund sollte dabei aber letztlich die Hilfe zur Selbsthilfe stehen, also den Knotenbetreiber soweit Aufzuklären, dass in Zukunft Updates, Resets, Prüfung des Verbindungsstatus selbst vorzunehmen. Stichwort eigenverantwortliche Administration.

Nur, bei den o.g. Aushängeschildern ist das Betreuungspotential deutlich höher als bei Privatpersonen mit einem FF-Router auf der Fensterbank.
Und der gravitierende Unterschied: Während sich die private Einzelperson meistens von sich aus für die Teilnahme am FF entscheidet, basiert die Einrichtung von FF-Knoten in Steele oder in den Flüchtlingsheimen eher auf einem aktiven Angebot an die Ladeninhaber, Kommune und Heimbetreiber.
Man darf sich darüber freuen, dass dieses Angebot zahlreich angenommen wurde (FF kommt den Nutzern zu gute, nicht bloß den Betreibern). Aber ich finde, man darf sich danach nicht rar machen, wenn es an die „Aftersale-Betreuung“ geht.
Gerade bei diesen Projekten sehe ich den Support als Community-Aufgabe. Aufgabe aber hier bitte nicht als Verpflichtung sehen sondern eher als Interesse daran, diese nicht unerheblichen Netzabschnitte am Laufen zu halten. Im Sinne aller Nutzer, sei es in Fußgängerzonen, Bürgerzentren (wie auch das Grend eines ist) und den Flüchtlingsheimen.

Um den Bogen zurück zur Professionalität zu schlagen, kann eine Community-Aufgabe wie der Name schon sagt, am besten geschultert werden, wenn sie eben nicht auf den Schultern und dem alleinigen Wissenstand einzelner ruht.
Also ganz klar: Es ist gut, wenn es Paten für einzelne oder mehrer Standorte gibt und diese sich dort besonder gut auskennen.
Und genauso hat @CyrusFox hat vollkommen recht, „blöd“ ist es wenn diese Paten mal nicht (mehr) zur Verfügung stehen. Und sind wir ehrlich, nicht immer stehen wir einen Projekt wie dem FF jederzeit zur Verfügung. Man muss einem Projekt ja nicht gleich dem Rückkehren, aber Urlaub, Krankheit, familiäre und berufliche Umstände zwingen uns manchmal im Ehrenamt/Hobby kürzer zu treten.

Mit einer guten Dokumentation ist man in der Lage, die Betreuung einzelner „Kunden“ auch durch andere Freiwillige übernehmen zu lassen.

So unterscheide ich zwischen dem organisatorischen (was ich als CRM - Customer Relations Management auffasse) und dem technischen.
CRM wäre also eine Dokumentation der Kontaktpersonen auf beiden Seiten:

• Wer sind beim FF die Paten für den Standort?
• Wurde dem „Kunden“ eine bestimmte Email-Adresse zur Kontaktaufnahme mitgeteilt?
• Wer ist Ansprechpartner und Vertretung für den Standort? → Kontaktadressen
• Wie sind die Öffnungszeiten?
• Ist der Besuch zuvor anzumelden? Wenn ja wie? Gibt es (besonders auf Bezug Flüchtlingsunterkünfte) permanent Zutrittsberechtigte?
• Anfahrsbeschreibung

Technische Doku ist:

• Inventory/Standortdoku: Welche Geräte wurden vor Ort aufgebaut?
  Wo wurden diese Geräte installiert (Fotos, Lagepläne, etc)
  Wem gehört welches Gerät (FF-Spende, Kundeneigentum, etc)
• Konfiguration: Welche abweichen Einstellungen wurden vorgenommen?
  Was steckt an den Ports? Welche Ports sind aktiv/deaktiviert.
• Skizzen, Datenblätter.

Professionalität bedeutet hier auch, diese Daten so strukturiert wie möglich abzulegen, vor allen um sie wieder zu finden, und sie aktuell zuhalten.
Eine gute, vorgebene Struktur macht es letztlich egal ob man 5, 10 oder 50 Standorte verwaltet.

Wohl gemerkt, der dadurch mögliche support ist erstmal rein reaktiv.
Nur sprechenden Menschen kann geholfen werden. Nur wer eine Störung an „seinem“ FF-Knoten meldet, dem kann geholfen werden.
Natürlich kann man sich überlegen, Aushängeschilder in ein proaktives Monitoring aufzunehmen. Aber ganz ehrlich, auch wenn man sich diesen Klotz ans Bein bindet, müssen die Nutznießer ja nicht wissen, dass die Community ein Auge auf die Router hat. Soetwas würde tatsächliche eine Erwartungshaltung wecken.

Schöne Grüße aus Steele
Christof

@Nordrunner

Moin.

Das nenn` ich konstruktive Zusammenarbeit! froi

Wäre eine der offenen Officepakete als Grundlage vielleicht eine Lösung? Vielleicht gibt es da ja bereits eine ähnliche Vorlage, oder so, welche man für den Zweck abwandeln könnte.
Nur so ein Gedankengang.

Gruß

@kappa3

@Nordrunner

Hast du da eine bestimmte Softwarelösung parat womit eine Community solches umsetzen könnte?

OpenSource fällt mir spontan kein reines Doku-Tool ein. Kaufsoftware wäre z.B. Pathfinder
So ein Tool ist aber so mächtig, dass man dort auch gleich Linkstrecken, Backbone usw. dokumentieren kann.

Aber für eine lokale/regionale Community kann man das ganze auch ohne Branchensoftware lösen.
Ein Wiki reicht aus. Zur Not tut es auch eine Dateiablage, die eine ordentliche Ordnerstruktur ermöglicht.
Beispiel:

    45xxx
      45276 Essen-Steele
                Steeler Whiskyfass
                Anschrift: Hansastr. 17, 45276 Essen
                Örtlichkeit: Ladenlokal, Zeitschriften/Tabak/Lotto/Spirituosen
                Webpräsenz: http://www.steeler-whisky-fass.de/
                Anfahrt: Fußgängerzone zwischen Kasier-Otto-Platz und Grendplatz, ggü dm-Drogeriemarkt
                Öffnungszeiten: 07-18 Uhr
                Anmeldung erforderlich: nein
                Ansprechpartner: Andreas Schmidt (Inhaber), 0201 - 510865

                           Knoten:     
                            FF-Essen-Steele-WhiskeyFass01 
                            Modell:                   TP-Link TL-WR841N/ND v9
                            Primäre MAC:    e8:94:f6:42:9f:54
                            Node ID:                    e894f6429f54
                            Firmware            0.7.2 / gluon-v2015.1.2
                            Internet-Verbindung: nein
                            Internetanbieter:
                            Internetzugang:
                            DynDNS:
                            Meshing: ja
                            Meshing-Möglichkeiten: FF-E-Steele-OptikGrend-01

Man braucht sich ja nur auf Vorlagen einigen. Ein mehr an Dokumentation geht ja bei Bedarf immer

Je nachdem, was für eine Wiki oder CMS-Software man einsetzt, lassen sich möglicherweise unterschiedliche Berechtigungen setzen. D.h. Admins und designierte Parten sehen die vollen Informationen, andere Communitymitglieder nur die Basisinfos. Das ist, denke ich, gerade bei Kontaktinfos wie Handynummer usw. nicht verkehrt.

@Nordrunner

Moin.

Das nenn` ich konstruktive Zusammenarbeit! froi

Wäre eine der offenen Officepakete als Grundlage vielleicht eine Lösung? Vielleicht gibt es da ja bereits eine ähnliche Vorlage, oder so, welche man für den Zweck abwandeln könnte.
Nur so ein Gedankengang.

Gruß

@oldman

Es gibt sicherlich eine Menge tools, um solch eine Dokumenation zu pflegen.
Wein Wiki, jede Art von Textverarbeitungen, Ecxel-Dateien und mehr.

Die Fragen sind doch mehr:

• wo soll die Doku gespeichert sein?
• wie komfortabel kann man lesend/schreibend darauf zugreifen
• wie komfortabel kann man die Daten pflegen
• wie einfach lassen sich Daten zu einem bestimmten
  Knoten/einer Anbindung finden?

Als Vorschlag habe ich xmind, um die Auswahl nochmal zu vergroessern

Da ich die Dokumentationspfege auf Ebene der Communities sehen, also dort wo die Arbeit auch geleistet wird, liegt die Wahl der Waffen genau dort. Ebenso wie das Hosting.

Ich persönliche bevorzuge DokuWiki, welches ohne Datenbanks auskommt, unterschiedliche Berechtigungen für einzelne Namespaces sowie den Upload von Abbildungen und Dokumenten ermöglicht.

Die meiste Doku ist halt reiner Text. Alle zusätzlichen Informationen können mit üblichen, am liebsten kostenfreien, Tools wie OpenOffice oder dem von @oldman genannten xmind visualisiert werden.
Es muss ja nicht immer Mircosoft Visio sein Für OpenOffice habe ich die Extenstion „VRT Network Equipment“ gefunden, die entsprechende Symbolbilder für Router, Switche, Tunnels, Internetwolken usw. bereitstellt.

Zur Frage nach der Strukturierung und Auffindbarkeit:
Egal ob mit oder ohne Datenbank im Hintergrund, die meisten Tools haben eine Suchfunktion. Schlüssel wie Routername oder Adresse müssen nur durchsuchbar vorhanden sein. Je mehr Schlüssel (MAC-Adresse, Seriennummer) desto besser.
Einen eindeutigen Primärschlüssel sehe ich im FF allerdings nicht. Es gibt keine Kundennummern oder Dienstekennungen.